motomiya 「年初や経営会議で計画は立てたのに、気づけば何も進んでいない」。PDCAが回らない会社は少なくありません。ただ、その原因は社員のやる気や能力ではないことがほとんどです。多くの場合、計画どおりに進んでいるかを確かめる場がないこと、そしてPDCAを回し続ける人がいないことが原因です。
この記事では、従業員30〜100名ほどの中小企業でPDCAが回らない理由と、計画倒れを繰り返さない会社に共通する仕組みを、経営支援の現場で見てきた事実をもとに紹介します。
この記事でわかること
- PDCAが回らない会社で起きていること
- PDCAが回らない5つの原因
- PDCAを回すために必要な「仕組み」と「回す人」
- 社長だけでPDCAを回し続けるのが難しい理由
PDCAが回らない会社で起きていること
PDCAが回らない会社では、次のようなことがよく起きています。
- 年に一度、事業計画を立てるが、その後はほとんど見返さない
- 会議で決めたことが、次の会議で確認されない
- 目標が達成できなくても、理由を振り返らないまま次の目標を立てる
- 社長が新しいことを思いつくたびに、方針が変わる
- 「忙しい」を理由に、振り返りの時間が後回しになる
Daysコンサルティングが経営支援の現場で集めた「100の事実」でも、伸びている会社は経営計画があり、定期的に状況を確認してPDCAを回していました。一方、止まっている会社では、1週間や1か月の振り返りも計画もなく、社長の思いつきで動くことが多く見られました。
PDCAが回らない5つの原因
PDCAが回らない主な原因は、計画が確かめられる形になっていない、目標の高さが合っていない、確かめる場がない、原因をやる気で片づけている、回す人が社長しかいない、の5つです。
計画が「確かめられる形」になっていない
計画を立てても、何をもって「進んでいる」と判断するのかが決まっていなければ、振り返ることができません。目標設定している会社は見かけますが、途中経過である小さなゴールいわゆるマイルストーンまで引いている会社はあまりないため、「やった」か「やらなかったか」の2軸だけで進んでいないと判断している会社もよくあります。
現場でも、うまくいっている会社では、目標が数字で表され、週に1回など決まった頻度で振り返れるようになっていました。反対に、止まっている会社では、目標が「お客様第一」のように抽象的な言葉だけで、何をどこまでやればよいのかがわからない状態でした。
目標が高すぎる、または低すぎる
目標の高さも、PDCAが回るかどうかを左右します。
到底届かない目標だと、社員は最初からあきらめてしまいます。逆に、今のままでも達成できる目標では、「ちょっと頑張ればいいや」で改善する理由が生まれません。伸びている会社では、少し背伸びすれば届く目標を置き、達成に向けた工夫が生まれやすくしていました。
計画どおりかを「確かめる場」がない
最も多い原因がこれだと感じますが、PDCAのうち、最も抜けやすいのがC（確かめる）です。計画（P）と実行（D）はしても、結果を確かめる場がなければ、次の改善（A）にはつながりません。
現場では、経営会議や事業計画の発表会は開くのに、その後の進み具合を確かめる場がなく、計画が社員に浸透しない会社を多く見てきました。決めたことが、決めただけで放置されてしまうのです。伸びている会社では、報告会や経営会議を通じて、決めたことの進み具合を定期的に確かめていました。
うまくいかない原因を「やる気」で片づけている
社長に多いですが、計画どおりに進まなかったとき、「社員の意識が足りない」「気持ちの問題だ」という精神論で終わらせてしまうと、同じことが繰り返されます。
現場でも、社長が精神論で片付けてしまって、問題の根っこを掘り下げる時間をとらず、先送りにしている会社をよく見ます。なぜ進まなかったのか、何が足りなかったのかを具体的に確かめなければ、次の計画も同じところで止まります。
問題が発生したときは、きちんと「事実」と「解釈」で物事を整理していかないといけません。当社では、経営会議などのファシリテーションも行わせていただいていますが、こういう会社の会議で発言する内容のほとんどが「解釈」であるように感じます。
PDCAを回す人が、社長しかいない
中小企業では、計画を立てるのも、進み具合を確かめるのも、社長一人というケースが少なくありません。本来はこういった業務を人事部が担いますが、中小企業の場合は人事部は労務や庶務といった側面のみの場合が多いです。
社長が忙しくなると、確かめる場はすぐに止まります。現場でも、社長がアイデアを出しても、それを計画や担当・期限に落とし込む人がいないため、言いっぱなしになり、社員が不満を感じている会社を見てきました。
PDCAを回すために必要な「仕組み」と「回す人」
PDCAは、仕組みと回す人の両方がそろって、はじめて回り続けます。
仕組みとは、次のようなことです。
- 確かめられる目標：数字や具体的な行動で、進み具合がわかる形にする
- 決まった振り返りの場：月1回の経営会議など、確かめる日を先に決めておく
- 決定事項・担当・期限の記録：会議で決めたことを残し、次の会議の最初に確かめる
そして、この仕組みを毎月動かす人が必要です。計画を担当と期限に落とし込み、会議で進み具合を確かめ、うまくいかない原因を一緒に考える役割です。
さらに見落とされがちなのが、PDCAと人の仕組みのつながりです。計画を実行するのは社員です。目標が評価とつながっていない、管理職が育っていない、といった状態では、計画は現場で止まります。管理職が育たない理由については、管理職が育たないのは本人のせいではない｜中小企業で管理職が育つ会社の仕組みで紹介しています。
社長だけでPDCAを回し続けるのが難しい理由
PDCAの大切さは、多くの社長がわかっています。それでも回し続けるのが難しいのには、理由があります。
一つは、社長が最も忙しい人だからです。PDCAを回す役割を社長が担っていると、社長の予定が詰まった時点で振り返りの場が止まります。
もう一つは、社長が確かめる側に立つと、社員が本音を言いにくくなることです。「実は進んでいない」「計画に無理がある」といった声が、社長の前では出てきにくくなります。
第三者がPDCAを回す役割を担うと、社長の忙しさに左右されず、確かめる場が続きます。社員も、社長に直接言いにくいことを話しやすくなります。
まとめ
PDCAが回らないのは、社員のやる気や能力のせいではありません。計画が確かめられる形になっていない、確かめる場がない、回す人が社長しかいない。PDCAを回す仕組みと人がいないことが原因です。
まずは、今の計画が「何をもって進んでいると判断できるか」を見直すところから始めてみてください。
AIで業務を効率化できる時代になっても、決めたことを実行するのは、最後は人です。株式会社Daysコンサルティングは、人事の専門家として、経営理念と事業計画から逆算して、毎月の会議でPDCAを回し、その実行を人の面から支えています。制度をつくるだけでなく、実行の支援まで支えるのが、Days式 社外人事部です。
よくある質問
Q1. PDCAはどのくらいの頻度で回せばよいですか？
会社全体の計画なら、月1回の経営会議で確かめるのが基本です。部門や個人の目標は、週1回など、より短い間隔で振り返ると、ずれに早く気づけます。大切なのは、頻度を決めて続けることです。
Q2. PDCAのうち、特に抜けやすいのはどこですか？
C（確かめる）です。計画を立てて実行はしても、結果を確かめる場がないまま、次の計画に進んでしまう会社が多くあります。確かめる日を先に予定に入れておくことが大切です。
Q3. 社員がPDCAを回せるようになるには、どうすればよいですか？
まずは、社員が自分の目標の進み具合を確かめられる形にすることです。そのうえで、管理職が部下と定期的に振り返る場をつくると、社員も自分で改善を考えるようになります。
Q4. 事業計画を立てても実行されないのはなぜですか？
計画が社員の日々の仕事に落とし込まれていないことが多いです。計画を部門や個人の目標、担当、期限に分け、定期的に確かめる場をつくると、計画が実行されやすくなります。
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